Cómo crear una cultura de confianza a través del feedback.

Cómo crear una cultura de confianza a través del feedback.

No hay nada mejor que alguien te diga cuando estás haciendo las cosas bien y, también, cuando algo está fallando; la confianza es importante en todas las relaciones humanas, por eso, las empresas deben promover entornos de cooperación donde las ideas fluyan con facilidad y donde sea posible hablar con claridad de todo lo que está sucediendo. Hacer feedback en el tiempo correcto y bajo los términos adecuados ayuda a cumplir con los objetivos de una manera efectiva.feedback

 

Entendemos por feedback como retroalimentación, es el proceso donde todos los integrantes de un equipo comunican su nivel de satisfacción y pensamientos en general. También es una herramienta que tienen los líderes para comunicarse con su equipo de manera constructiva. Cuando se habla de feedback pensamos en reuniones para revisar el rendimiento o los procesos difíciles, debido a que lo entendemos como un proceso puntual que busca corregir algo que no está funcionando. Sin embargo, esta es solo una parte, el feedback va más allá de esos métodos formales y es más bien una comunicación constante entre todas las personas. 

 

Realizar feedback constante y desde el comienzo de los procesos, es fundamental para que las personas se sientan vinculadas, escuchadas y valoradas. Podemos hablar de tres tipos de feedback:

 

Feedback continuo

Son las conversaciones diarias que se dan en los equipos, por ejemplo opinar sobre el trabajo de un compañero, decir cuándo una actitud no nos gusta o resaltar cuando hacemos las cosas bien. Esto ayuda a canalizar correctamente las expectativas entre los líderes, las personas y la empresa. También permite reforzar comportamientos positivos, detectar problemas y corregir ciertas actitudes o procedimientos en el momento adecuado, sin esperar a que estos pasen al olvido o terminen generando inconvenientes mayores en los equipos de trabajo. Este feedback se da permanentemente en todas las interacciones que tenemos con las personas, algunos de sus beneficios son:

- Comunicación constante y fluída entre líderes y equipos.

- Permite a las personas crecer y alcanzar su máximo potencial.

- Evita que se acumulen inconformidades porque los puntos de insatisfacción se trabajan a tiempo.

- Alinea los objetivos del equipo de trabajo.

- Fortalece la motivación al reconocer un buen desempeño.

- Forma equipos más cohesionados al mantener el foco sobre los objetivos clave.

 

Feedback puntual

El objetivo es despertar consciencia en una persona o equipo de trabajo sobre situaciones que están afectando el desempeño personal/grupal. Se realiza cuando después de hacer feedback continuo no se obtienen los resultados esperados o cuando se presenta una situación especial que requiere una mejora de inmediato. Se desarrolla en dos etapas: fase de planeación y fase de ejecución.

 

Fase de planeación

Preparar el entorno: La forma como se hace el feedback es muy importante, hacerlo vía e-mail o discutirlo por teléfono debe ser la última opción y solo es aceptable si se tienen barreras de distancia o tiempo. Un correo puede ser una buena forma de resumir y ordenar las ideas, pero la conversación es mucho más valorada por las personas. Es importante tener en cuenta que la mejor forma de abordar a las personas es según su modelo mental, se debe encontrar el momento y el espacio oportuno (sin distractores, evitar lugares públicos, que sea agradable).

 

Revisar el objetivo: Definir en la etapa de planeación lo que se espera de este espacio. El objetivo debe ser reforzar, mejorar o corregir algún comportamiento, nunca crear culpa en la otra persona. Esto debe quedar claro desde el comienzo para que no suene como una crítica o ataque personal sino como medio de mejora a alguna situación o comportamiento.

 

Describir los hechos: Para que el mensaje sea claro, se debe preparar el discurso desde antes con todos los detalles de lo que ha pasado, debe ser directo y franco pero respetuoso.

 

Fase de ejecución

Escuchar la perspectiva del otro: Tener presente que este espacio no es unidireccional sino bidireccional, la percepción de la persona cuenta y es importante para construir la confianza necesaria para fortalecer la relación y así lograr el objetivo trazado al inicio.

 

Aclarar las expectativas: Es importante hacer un resumen de lo que ambas partes entendieron y así, establecer qué se debe mejorar y qué se está esperando de la persona en el proceso.

 

Establecer compromisos: Los compromisos definidos entre ambas partes deben ser específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y limitados a un período de tiempo.

 

Realizar acompañamiento: Es importante realizar seguimiento a la persona para verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos.

 

Finishback

Se hace para dar por terminado el vínculo laboral. Lo ideal es hacerlo cuando la persona ha pasado por feedback continuo y puntual pero no ha dado los resultados esperados. De esta manera se garantiza que se ha hecho todo posible para fortalecer la confianza en la relación. En el finishback se emplean elementos del feedback puntual, a excepción de aclarar las expectativas, establecer compromisos y realizar acompañamiento.

 

La confianza es la base donde se construyen las relaciones humanas, esta puede ser muy fuerte o muy frágil y depende de las acciones que realizamos día a día porque con cada interacción se fortalece o debilita. Ser transparente implica que las relaciones estén basadas en la franqueza y el respeto desde el comienzo.

 

Una cultura de confianza y franqueza basada en el feedback constante fomenta el diálogo abierto, permite alinear intereses y aterrizar las expectativas que cada persona tiene respecto de los demás. La coherencia sostenida en el tiempo genera confianza, la confianza genera cooperación y la cooperación genera progreso.